Op een normale btw-factuur zet je onder meer je btw-id, het bedrag zonder btw, het toepasselijke tarief en het btw-bedrag. Daarnaast gelden algemene factuureisen. Eerst bepaal je welke btw-regel bij de levering hoort; daarna maak je de factuur. Een nette vormgeving vervangt die inhoudelijke controle niet.
Je aanpak in drie stappen
- Bepalen. Controleer de btw-regel voor de levering.
- Invullen. Voeg gegevens, bedragen en tarief toe.
- Versturen. Controleer en bewaar het document.
Welke gegevens controleer je?
Controleer de namen en volledige adressen van leverancier en afnemer, de factuurdatum, een uniek opeenvolgend factuurnummer, de levering en leverdatum. Voeg je btw-identificatienummer toe en je KVK-nummer als je bent ingeschreven. Beschrijf bij diensten ook de omvang, bijvoorbeeld een aantal uren of een concrete prestatie.
Gebruik herkenbare omschrijvingen. Alleen “werkzaamheden” maakt het lastig om factuur, opdracht en administratie te vergelijken. Noteer een project of periode zonder onnodige persoonsgegevens. De factuurgenerator helpt bij de opmaak; jij controleert de feiten en fiscale behandeling.
Bepaal het tarief vóór je rekent
Het algemene btw-tarief is 21%. Voor bepaalde goederen of diensten gelden andere tarieven of een vrijstelling. Verlegging en internationale leveringen kunnen weer andere vermeldingen vereisen. Kies daarom niet automatisch het tarief van je vorige factuur als de dienst, afnemer of locatie verandert.
Heb je verschillende tarieven op één factuur, splits dan de grondslagen en btw-bedragen per tarief. Een vrijstelling is iets anders dan het 0%-tarief: schrijf niet zomaar “0%” omdat je geen btw berekent. Controleer de officiële regels voor jouw situatie voordat je de factuur verstuurt.
Fictief voorbeeld met 21% btw
Een fictieve adviseur factureert vier uur à €75 exclusief btw. Voor dit voorbeeld nemen we aan dat de Nederlandse levering onder 21% btw valt. Vier maal €75 is €300. De btw is €300 × 21% = €63. De klant betaalt €363. Het bedrag van €63 is geen extra omzet voor de adviseur.
| Regel | Bedrag |
|---|---|
| Advies: 4 uur × €75 | €300 |
| Btw: 21% | €63 |
| Totaal te betalen | €363 |
Werk bij meerdere regels met een consistente afrondingsmethode en controleer of de totalen aansluiten.
KOR, vrijstelling en buitenlandse klant
Neem je daadwerkelijk deel aan de KOR, dan bereken je geen btw. Controleer de ingangsdatum: alleen een aanmelding is nog geen reden om vanaf vandaag alle facturen zonder btw te sturen. Bij een vrijgestelde prestatie of verlegging gebruik je de bijbehorende vermelding in plaats van een willekeurig nultarief.
Bij een buitenlandse klant kunnen aanvullende gegevens en rapportages nodig zijn. Het land van je klant alleen is onvoldoende voor een conclusie; ook het soort prestatie en de ondernemersstatus tellen mee. Laat een afwijkende transactie beoordelen als je niet zeker weet welke regeling geldt.
Controle en herstel na verzending
Vergelijk vóór verzending de factuur met je offerte, leveringsbewijs en klantgegevens. Open het uiteindelijke document: een correct ingevuld formulier kan alsnog een onvolledige export geven. Bewaar vervolgens de verzonden versie, zodat de boekhouding hetzelfde document gebruikt als je klant.
Ontdek je achteraf een fout, behoud dan een controleerbaar spoor van de oorspronkelijke factuur en de correctie. Gebruik bijvoorbeeld de passende credit- en vervangingswerkwijze in je administratie. Overschrijf niet stilzwijgend een verstuurde factuur. Lees ook het verschil tussen je twee btw-nummers.
Aan de slag: je checklist
- Bepaal de juiste btw-behandeling.
- Controleer verplichte gegevens en totalen.
- Bewaar de verzonden factuur en eventuele correctie.
Veelgestelde vragen
Gebruik op de factuur je btw-identificatienummer. Het omzetbelastingnummer gebruik je in het contact met de Belastingdienst; bij een eenmanszaak kan daarin je BSN zijn verwerkt.
Nee. Een betalingstermijn is een afspraak over wanneer de klant betaalt. De btw-gegevens beschrijven de fiscale behandeling van je levering. Controleer beide afzonderlijk.
Bronnen bij deze uitleg
De onderstaande bronnen zijn geraadpleegd op . Rekenvoorbeelden en cases zijn fictief en maken de werkwijze zichtbaar.
Verder met je onderneming
Gebruik de factuurgenerator voor je proeffactuur nadat je het toepasselijke tarief hebt vastgesteld. Vergelijk de export met de gegevenslijst uit deze gids en controleer nummering, leverdatum en totalen voordat de klant het document ontvangt.