Verkoopfacturen, inkoopfacturen en bonnetjes voor zakelijke aankopen: als ondernemer krijg je er onvermijdelijk mee te maken. Deze documenten tonen wat je verdient en uitgeeft, en je bent verplicht ze te bewaren.
Een factuur is een officieel document met daarop wat er geleverd is, tegen welke prijs en met welk btw-bedrag. Een bonnetje geldt vaak als betaalbewijs van een zakelijke aankoop. Beide tellen mee in je administratie en belastingaangifte: je moet zakelijke kosten kunnen onderbouwen. Voor btw-aftrek gelden daarnaast afzonderlijke factuureisen en voorwaarden.
Welke gegevens hoort een factuur te bevatten?
Aan een aantal eisen moet een factuur voldoen, zoals:
- naam en adres van jou en je klant
- je btw-identificatienummer en, als je ingeschreven bent, je KVK-nummer
- factuurdatum en een uniek, opeenvolgend factuurnummer
- leverdatum of datum van een vooruitbetaling
- omschrijving en hoeveelheid van goederen of omvang van de dienst; eenheidsprijs waar van toepassing
- bedrag exclusief en inclusief btw
- toegepast btw-percentage en btw-bedrag
Dit zijn de eisen voor een gewone btw-factuur. Voor bijvoorbeeld een vereenvoudigde factuur tot en met €100 inclusief btw, vrijstellingen of internationale prestaties gelden aangepaste regels. Een ontbrekend gegeven betekent dus niet in iedere situatie hetzelfde.
Wil je deze gegevens direct invullen? Maak een factuur met de factuurgenerator en controleer het voorbeeld voordat je het document verstuurt. Voor een afzonderlijk ontvangstbewijs kun je een kwitantie maken.
Verstuur je regelmatig facturen en wil je ook klanten en betalingen bijhouden? Bekijk Shine voor facturatie en klantcontacten. Controleer welke gebruiksgrenzen bij jouw klantenbestand passen en welke boekhoudtaken je daarnaast nog moet regelen. Een softwarepakket neemt de controle op juiste factuurgegevens niet van je over.
Welke facturen ben je verplicht te bewaren?
Bewaar in elk geval de verkoopfacturen die je zelf verstuurt, inkoopfacturen van leveranciers, kassabonnen en betaalbewijzen, creditfacturen en facturen van abonnementen of contracten. Ook digitale facturen en e-mails met factuurinformatie horen hierbij.
Zo houd je facturen en bonnetjes bij
- 1
Scheid privé en zakelijk strikt
Betaal zakelijke uitgaven met een zakelijk betaalmiddel. Dat voorkomt onduidelijkheid en discussie achteraf.
- 2
Kies één vaste verzamelplek
Zorg voor één plek waar al je facturen en bonnetjes terechtkomen, bijvoorbeeld een map, app of online administratie.
- 3
Leg bonnetjes meteen vast
Een bonnetje vervaagt snel. Maak er daarom direct een foto of scan van en sla deze op.
- 4
Check of alles compleet is
Controleer regelmatig of je facturen alle verplichte gegevens bevatten, zeker als het om btw gaat.
- 5
Leg de koppeling met betalingen
Zorg dat elke factuur en elk bonnetje te herleiden is naar een banktransactie. Dat maakt controleren een stuk eenvoudiger.
- 6
Bewaar volgens de regels
Je bent verplicht je administratie meerdere jaren te bewaren, ook wanneer je volledig digitaal werkt.
Wat veel ondernemers direct goed willen regelen
Boekhoudsoftware vergelijken
Vergelijk programma's voor facturen, bonnetjes, btw en administratie en kies wat past bij jouw onderneming.
Vergelijk softwareGratis factuur maken
Maak eenvoudig een factuur en krijg meer grip op je administratie, betalingen en klantgegevens.
Maak gratis factuurBoekhouder inschakelen
Bekijk welke ondersteuning past als je je administratie liever deels of helemaal uitbesteedt.
Bekijk mogelijkhedenFouten die vaak voorkomen bij facturen en bonnetjes
- Bonnetjes kwijtraken of nooit opslaan
- Privé- en zakelijke uitgaven laten vermengen
- Facturen zonder btw-gegevens toch accepteren
- Alleen het bankafschrift bewaren, zonder onderliggende factuur
- Achteraf proberen te reconstrueren waar een betaling voor was
Deze fouten leiden vaak tot correcties of vragen bij de belastingaangifte. Complete facturen en bonnetjes vormen daarom het fundament van een goede administratie.
Factuurbegrippen kort uitgelegd
Weet je niet precies wat een bepaald begrip op een factuur betekent? Op onderstaande pagina's leggen we het kort en concreet uit.
Praktische hulpmiddelen
Hoe lang bewaar je facturen?
Voor de btw geldt doorgaans zeven jaar. Voor onroerende zaken en bepaalde bijzondere regelingen geldt tien jaar. Bewaar digitale bestanden leesbaar en controleerbaar; de uitleg over digitale boekhouding helpt bij het organiseren daarvan; alleen een bankafschrift vervangt de onderliggende factuur niet.
Bronnen en afbakening
Geraadpleegd op 13 september 2026. Controle: Verplichte factuurgegevens, uitzonderingen en bewaarplicht. Deze uitleg behandelt de beschreven hoofdsituatie; volg bij uitzonderingen de voorwaarden in de bron.