Weg bij je cloudleverancier: wat kun je echt meenemen?

Je wilt met je bedrijf overstappen naar andere software. Het nieuwe pakket is goedkoper, de ondersteuning lijkt beter en je boekhouder werkt er al mee. Dan vraagt iemand wat er gebeurt met de oude offertes, de gekoppelde agenda en de opmerkingen bij klanten. Je kunt wel een bestand downloaden, maar niemand heeft gecontroleerd of het nieuwe pakket daar iets mee kan.

Dat is een lastig moment om uit te zoeken hoe onafhankelijk je werkelijk bent. Een exportknop kan een bruikbare uitgang zijn, maar ook het begin van een flinke opruimklus. De gegevens zijn beschikbaar terwijl de werkwijze die je bedrijf nodig heeft nog ontbreekt. Voor een kleine onderneming gaat het dan om uren, gemiste afspraken en de vraag of je de oude dienst voorlopig moet blijven betalen.

Op 19 oktober 2026 publiceerde de Autoriteit Consument & Markt een conceptleidraad over overstappen tussen clouddiensten. De toezichthouder wil duidelijker maken wat aanbieders volgens de Europese Data Act moeten doen. Dat biedt ondernemers een goede reden om hun vertrekregeling te controleren, ook wanneer ze tevreden zijn met hun huidige leverancier. Vrijheid om te vertrekken heeft waarde vóórdat er een conflict ontstaat.

Een nieuwe toelichting op regels die al gelden

De ACM-aankondiging over overstappen tussen clouddiensten beschrijft vier onderwerpen: het wegnemen van belemmeringen, commerciële afspraken, technische verplichtingen en bescherming tegen onrechtmatige toegang door overheden van buiten de EU. Voor een ondernemer begint het praktische belang bij de eerste drie. Kan je dienst doorwerken tijdens een verhuizing, wat staat er in het contract en welke gegevens krijg je werkelijk mee?

De status verdient aandacht. De ACM vraagt op de consultatiepagina om reacties op de conceptversie, tot en met 6 november 2026. De leidraad is dus een voorgestelde uitleg door de toezichthouder. Zij is geen nieuwe wet die vandaag alle softwarecontracten vervangt. De Data Act zelf is al sinds 12 september 2025 van toepassing. De Europese Commissie licht de regeling en het hoofdstuk over clouddiensten toe.

Dat onderscheid voorkomt uitstel én overhaaste conclusies. Je hoeft niet op een definitieve leidraad te wachten om naar bestaande overstaprechten te vragen. Tegelijk moet je een passage uit een concept niet voorstellen als een afzonderlijke, definitief vastgestelde Nederlandse verplichting. Bij een verschil van inzicht blijven de verordening, de omstandigheden en eventueel het oordeel van een rechter van belang.

Onze redactionele afweging is daarom praktisch: laat je leverancier uitleggen hoe een echte overstap zou verlopen. Een algemeen antwoord dat de organisatie aan Europese regels voldoet, helpt weinig bij het overzetten van jouw klantdossiers. Vraag om de uitvoerbare route, de verantwoordelijke contactpersoon en het bewijs dat de belangrijkste gegevens aan de andere kant bruikbaar aankomen.

Gratis overstappen betekent geen gratis bedrijfsverandering

Vanaf 12 januari 2027 mogen aanbieders geen overstapkosten meer rekenen voor diensten waarop deze overstapbepalingen van toepassing zijn. Voor bepaalde individueel ontwikkelde maatwerkdiensten en tijdelijke testversies gelden uitzonderingen. Tot die datum mogen bij diensten die onder de kostenregels vallen alleen rechtstreeks met het overstapproces samenhangende kosten worden doorberekend. De ACM noemt onder meer gegevensoverdracht en technische ondersteuning. Het gaat om een specifieke kostencategorie, met grenzen. De ACM-uitleg voor afnemers van clouddiensten beschrijft dit onderscheid.

Een onderneming kan ook na die datum geld en tijd kwijt zijn aan een verhuizing. Denk aan medewerkers die gegevens nalopen, een afzonderlijk ingeschakelde adviseur, instructie voor nieuwe software en abonnementen die tijdens een overgang naast elkaar lopen. Dat maakt het verbod op overstapkosten niet betekenisloos. Het betekent dat je de rekening in onderdelen moet laten uitleggen, in plaats van alles onder het woord migratie te accepteren of af te wijzen.

Ook een vergoeding wegens voortijdige beëindiging van een contract voor bepaalde tijd is iets anders dan een overstapvergoeding. De conceptleidraad bespreekt de mogelijkheid van zo’n vergoeding en verlangt duidelijkheid vooraf. De verhouding tot de resterende contractduur en de concrete afspraken doen ertoe. Vraag daarom wat de aanbieder bedoelt met ieder bedrag. Een andere naam op een factuur bewijst op zichzelf niet dat een vergoeding geoorloofd is.

Voor een klein bedrijf is het gevaar vooral een vergelijking die slechts het nieuwe maandbedrag laat zien. Als je twintig euro per maand bespaart, maar veel handmatig herstelwerk nodig hebt, kan de eerste periode duurder uitvallen. Een overstap kan nog steeds verstandig zijn, bijvoorbeeld vanwege betrouwbaarheid of een noodzakelijke koppeling. Benoem dan dat doel en beoordeel het afzonderlijk van de beloofde prijsbesparing.

Welke dienst gebruik je eigenlijk?

De Data Act spreekt over dataverwerkingsdiensten. Dat begrip kan zowel infrastructuur als platformdiensten en software als dienst omvatten. De ACM noemt onder meer cloudopslag, virtuele desktops en e-maildiensten. Het feit dat je via een browser inlogt, beslist echter niet zelfstandig of iedere toepassing onder alle cloudbepalingen valt. De kenmerken van de dienst en eventuele uitzonderingen moeten worden bekeken.

Voor een ondernemer met een standaard boekhoudpakket of klantensysteem is een concrete vraag aan de aanbieder daarom nuttiger dan zelf een etiket plakken. Vraag onder welke onderdelen van de Data Act de leverancier de dienst schaart en welke overstapvoorzieningen daarbij horen. Wordt een uitzondering aangevoerd, laat dan uitleggen welke uitzondering en waarom die op deze dienst van toepassing zou zijn.

De conceptleidraad Cloud bespreekt bijzondere regels voor bepaalde maatwerkdiensten en tijdelijke testversies. Bij de maatwerkuitzondering gaat het om diensten die merendeels voor één klant zijn ontwikkeld en niet op brede commerciële schaal via een dienstencatalogus worden aangeboden. Onder meer de kostenbepalingen kunnen dan buiten toepassing blijven. Een standaarddienst die je met instellingen aanpast, is volgens die uitleg niet daardoor vanzelf een maatwerkdienst. Tegelijk moet een ondernemer met een speciaal ontwikkelde toepassing niet zonder beoordeling aannemen dat ieder onderdeel hetzelfde werkt als bij standaardsoftware.

Breng ook de contractspartijen in kaart. Je kunt software afnemen via een ICT-bedrijf dat zelf diensten bij een grotere aanbieder inkoopt. Dan wil je weten wie jouw verzoek ontvangt, wie de export uitvoert en wie de nieuwe omgeving inricht. Een behulpzame accountmanager is prettig, maar je hebt afspraken nodig die blijven werken wanneer die persoon afwezig is of wanneer de samenwerking eindigt.

Gegevens meenemen is meer dan een klantenlijst bewaren

Begin bij de onderdelen die je nodig hebt om verder te werken. Een klantenbestand met namen en e-mailadressen is niet hetzelfde als een volledig dossier met documenten, toestemmingskeuzes, bijlagen en verwijzingen tussen records. Ook instellingen en andere digitale activa kunnen relevant zijn. De verordening beschrijft exporteerbare gegevens en digitale activa; dat is geen onbeperkt recht op alle interne techniek van een leverancier.

De conceptleidraad vraagt dat contracten duidelijk maken welke categorieën kunnen worden overgedragen en welke worden uitgezonderd. Beschermde onderdelen, zoals bepaalde bedrijfsgeheimen of intellectuele eigendom, vergen een afzonderlijke afweging. Een uitleg over wat ontbreekt moet specifiek genoeg zijn om de gevolgen voor je bedrijfsproces te beoordelen. Alleen zeggen dat je een standaardexport ontvangt, maakt die afweging niet mogelijk.

Maak daarom een kleine proef rond één volledige handeling. Kies bijvoorbeeld een fictieve offerte met klantgegevens, een bijlage, twee regels en een statuswijziging. Kijk wat de export bevat en wat een nieuwe aanbieder kan inlezen. Blijven de bedragen en onderlinge verwijzingen kloppen? Kun je de bijlage terugvinden? Is de datum herkenbaar? Daarmee toets je bruikbaarheid zonder meteen de hele administratie te verplaatsen.

Zo’n proef is geen certificaat dat de hele overstap veilig zal verlopen. Zij laat wel vroeg zien waar aanvullend werk nodig is. Gebruik waar mogelijk testgegevens en deel bij een offerteaanvraag geen onnodige echte klantdossiers met verschillende kandidaat-leveranciers. Een overstapvoorbereiding hoort de zorg voor persoonsgegevens niet tijdelijk opzij te zetten.

Dezelfde gegevens garanderen geen identieke software

Een nieuw pakket hoeft niet precies dezelfde schermen, functies of werkwijze te bieden. Voor infrastructuurdiensten geldt een specifieke verplichting rond functionele gelijkwaardigheid na een overstap. De technische verplichtingen voor andere soorten diensten verschillen. Het is onjuist om daaruit af te leiden dat iedere softwareleverancier jouw hele werkproces identiek in een concurrerend pakket moet nabouwen.

Voor een onderneming zit hier een belangrijk verschil tussen toegang en geschiktheid. Je kunt een bestand krijgen dat technisch leesbaar is, terwijl het doelpakket geen overeenkomstig veld heeft voor een interne planningscode. Dan moet je bepalen of die code elders kan worden vastgelegd, voortaan overbodig is of eerst moet worden vertaald. Dat vraagt een bedrijfskeuze naast de technische overdracht.

Laat de nieuwe aanbieder daarom ook een rol spelen in de proef. De oude leverancier kan uitleggen welke gegevens worden geëxporteerd; de nieuwe moet laten zien wat hij ermee kan. Leg vast welke onderdelen automatisch overgaan, welke handmatig moeten worden aangevuld en welke bewust achterblijven. Vermeld bij dat laatste hoe lang je toegang tot het oude materiaal nodig hebt en waarom.

Deze voorbereiding kan ook een reden geven om te blijven. Misschien blijkt dat de bestaande dienst bruikbare exportmogelijkheden heeft en dat een goedkopere concurrent belangrijke werkzaamheden omslachtiger maakt. Dan heeft het onderzoek toch iets opgeleverd: je weet beter welke afhankelijkheden aanvaardbaar zijn en welke afspraken je bij de volgende verlenging wilt verbeteren.

Drie termijnen die je apart moet plannen

De gewone contractuele kennisgevingsperiode voor het starten van een overstap mag volgens de verordening maximaal twee maanden bedragen. Daarna volgt in beginsel een overgangsperiode van maximaal dertig kalenderdagen. Vervolgens is een opvragingstermijn van minimaal dertig kalenderdagen relevant, waarin gegevens nog beschikbaar moeten zijn. De Data Act, met name artikelen 25 en 29, vormt de wettelijke basis; de conceptleidraad werkt de stappen uit.

Die termijnen zijn geen belofte dat iedere verhuizing binnen precies dezelfde kalender past. Als de overstap technisch niet binnen de gewone overgangsperiode kan worden voltooid, moet de aanbieder dat binnen veertien werkdagen na het verzoek gemotiveerd melden. Er kan dan een alternatieve overgangsperiode worden afgesproken van maximaal zeven maanden. De klant kan de overgangsperiode ook eenmalig verlengen. Maak zulke afwijkingen zichtbaar in je planning.

De maximale kennisgevingsperiode moet je bovendien onderscheiden van een mogelijke vergoeding voor het voortijdig verlaten van een contract voor bepaalde tijd. Twee maanden opzegtermijn betekent niet automatisch dat alle resterende financiële afspraken verdwijnen. Vraag vóór een besluit een specificatie van de einddatum, de normale abonnementskosten en iedere voorgestelde aanvullende vergoeding.

Voor je werkplanning zijn vooral de overdrachtsmomenten belangrijk. Wanneer voer je nog wijzigingen in het oude pakket in? Wanneer verhuist de laatste set gegevens? Wie voorkomt dat er bestellingen in twee verschillende administraties blijven staan? Een wettelijk kader helpt bij de verhouding met de leverancier. Het neemt de dagelijkse afstemming binnen je bedrijf niet over.

Maak de overstapbeslissing controleerbaar

Een kleine ondernemer heeft meestal geen uitgebreide inkoopafdeling. Met vijf concrete controles kun je een overstap toch beoordelen. Onze eigen vertrekkaart koppelt iedere vraag aan een bewijsstuk en een besluit. De kaart is een redactioneel werkmodel, geen wettelijke checklist waarmee je automatisch alle verplichtingen afvinkt.

De berekening laat zien waarom een lager abonnement geen volledige begroting is. Het bedrag voor eigen uren is een waardering van inzet, geen extra betaling aan een werknemer of adviseur. Andersom kan ook niet worden geconcludeerd dat die uren niets kosten: ze zijn op dat moment niet beschikbaar voor ander werk. Bij een ondernemer die eigen tijd anders waardeert, verandert dat deel van de vergelijking.

Gebruik het model als gespreksbasis voor je eigen financiële planning. Vul alleen aantallen en bedragen in die bij jouw voorstel horen. De fictieve adviseursvergoeding is geen toegestaan tarief voor een oude leverancier en geen schatting van een marktprijs. Zij is een afzonderlijk aangenomen opdracht aan een derde. Vraag bij je eigen offerte precies welke partij welke werkzaamheden factureert.

Fictieve situatie: een adviesbureau verhuist zijn klantensysteem

Een fictief bureau met drie medewerkers wil een goedkoper klantensysteem. De klantgegevens en open verkoopkansen kunnen worden overgezet. De gespreksnotities blijken echter aan een apart contactnummer gekoppeld. Bij de eerste proef staan de notities wel in een bestand, maar nog niet bij de juiste klant in het nieuwe systeem.

Het bureau kan dit vroeg oplossen doordat het één volledig dossier heeft getest. De nieuwe leverancier past de import aan, waarna medewerkers enkele gekozen dossiers controleren. Pas daarna plannen zij het definitieve moment. De overstap duurt in dit voorbeeld langer dan het invullen van een bestelformulier. Daar staat tegenover dat de fout niet pas zichtbaar wordt wanneer een collega een klant terugbelt.

De eigenaar kiest daarnaast wie gegevens mag aanpassen tijdens de laatste overdracht. Nieuwe afspraken komen tijdelijk op één afgesproken plek terecht. Er is een korte werkinstructie voor collega’s en een aanspreekpunt bij beide leveranciers. De belangrijkste voorwaarde is dat iedereen weet welk systeem op welk moment leidend is.

Dit fictieve voorbeeld bewijst geen gemiddelde overstaptijd of besparing. Het maakt een onderbelicht kostenonderdeel zichtbaar: de aansluiting tussen gegevens en werkafspraken. Juist bij kleine teams kan die kennis bij één medewerker zitten. Laat daarom ook iemand anders een gewone klantvraag afhandelen in de proefomgeving.

Fictieve situatie: een webwinkel wil twee diensten combineren

Een fictieve webwinkel wil zijn huidige bestelsoftware houden en een ander voorraadpakket toevoegen. Er is dus niet alleen sprake van vertrekken, maar van twee diensten naast elkaar gebruiken. Dat kan de afhankelijkheid van één leverancier verminderen. Het introduceert ook een verbinding die moet blijven werken wanneer een productnummer, API of instelling verandert.

De kostenregels voor parallel gebruik verschillen van het verbod op overstapkosten. Volgens de ACM mogen aanbieders bij parallel gebruik de werkelijk gemaakte kosten voor gegevensoverdracht doorberekenen, ook na 12 januari 2027. Een claim dat iedere toekomstige koppeling gratis moet zijn, gaat daarom te ver. Laat afzonderlijk uitleggen welke kosten uit de overdracht voortkomen en welk werk bij de inrichting van jouw proces hoort.

De winkel test vervolgens een bestelling, een retour en een product dat niet meer leverbaar is. Dat zegt meer dan een geslaagde verbinding met een groen vinkje. De eigenaar wil weten wat medewerkers zien als de twee pakketten tijdelijk verschillende informatie tonen. Er komt een afspraak over herstel en over wie een fout onderzoekt.

Voor kleinere ondernemingen kan één goed beheersbaar pakket alsnog de betere keuze zijn. Vrijheid om diensten te combineren verplicht je niet om meer leveranciers te nemen. De afweging is of de gewenste functie het extra beheer waard is, en of je voldoende kennis of ondersteuning hebt om de verbinding betrouwbaar te houden.

Bewaar een bruikbaar vertrekdossier

Maak van overstapbaarheid een klein onderdeel van het gewone leveranciersbeheer. Bewaar de toepasselijke contractversie, de exportbeschrijving, de contactgegevens en de uitkomst van een beperkte proef. Noteer wanneer het pakket of je eigen gebruik wezenlijk verandert. Een export die vorig jaar alleen facturen hoefde te bevatten, kan onvolledig zijn nadat je ook urenregistratie en documenten in dezelfde dienst onderbrengt.

Vraag bij een nieuwe overeenkomst niet alleen hoe je begint, maar ook hoe je stopt. Welke gegevens krijg je, in welke vorm, wanneer en met welke ondersteuning? Waar staan de beperkingen? Wat gebeurt er met kopieën en toegang na de afgesproken opvragingsperiode? En wat moet je zelf bewaren om aan je eigen administratie- of dossierverplichtingen te blijven voldoen?

Een cloudexport vervangt bovendien geen herstelvoorziening. Voor vertrek wil je gegevens kunnen meenemen; bij een storing wil je het bedrijf gecontroleerd weer laten werken. Die vragen raken elkaar, maar vallen niet samen. Onze analyse over herstellen na een IT-storing helpt om het kritieke klantproces en de afhankelijkheden afzonderlijk te bekijken.

Kom je er met een aanbieder niet uit, dan kun je een concreet signaal bij de ACM melden. Bewaar daarvoor de vraag die je stelde, het antwoord en het belemmerende onderdeel van de afspraak of uitvoering. Een melding is geen toezegging dat de toezichthouder jouw individuele overstap oplost of een schadevergoeding regelt. Voor een geschil kan afzonderlijk juridisch advies of een rechterlijke beoordeling nodig zijn.

Je hoeft vandaag niet van leverancier te veranderen. Een nuttige eerste stap is wel beschikbaar: laat één volledig, herkenbaar bedrijfsproces exporteren en beoordeel samen met een mogelijke opvolger wat er werkelijk terugkomt. Daarmee wordt keuzevrijheid een controleerbare eigenschap van je bedrijfsvoering, in plaats van een belofte die je pas aan het einde van een contract onderzoekt.

Bronnen en verantwoording

De bronnen zijn geraadpleegd op 19 oktober 2026. De ACM publiceerde de nieuwsaanleiding en consultatie op 19 oktober. De consultatie loopt tot en met 6 november 2026; de leidraad is op deze raadpleegdatum een concept. De Data Act zelf geldt sinds 12 september 2025. De beschreven bedrijfskeuzes en vertrekkaart zijn onze redactionele analyse. De bedrijfssituaties en alle bedragen in het kostenmodel zijn fictief.

• ACM: nieuwsbericht over overstappen tussen clouddiensten.
• ACM: consultatie Leidraad Cloud en reactietermijn.
• ACM: oorspronkelijke conceptleidraad Cloud, PDF.
• ACM: uitleg voor afnemers van clouddiensten.
• Europese Commissie: Data Act explained.
• Europese Unie: Verordening (EU) 2023/2854, Data Act.

Het model vergelijkt uitsluitend de beschreven fictieve twaalf maanden. Het bevat geen werkelijke offerte, overstapvergoeding, eindboete, belastingberekening, uitvalschade of voorspelde besparing. De officiële EU-tekst is voor de bronnencontrole via het Publicatiebureau van de Europese Unie geraadpleegd; de link hierboven verwijst naar de reguliere EUR-Lex-publicatie.