Een goede factuur sluit aan op de opdracht en is bruikbaar voor de administratie van jou en je klant. Controleer eerst welke btw-regels gelden. Vul daarna de gegevens en berekening in. Een mooi sjabloon corrigeert geen ontbrekend nummer, verkeerd tarief of onduidelijke omschrijving.
Je aanpak in drie stappen
- Verzamelen. Controleer opdracht en gegevens.
- Berekenen. Pas de juiste btw-regels toe.
- Versturen. Bewaar en volg de betaling op.
Controleer de opdracht en je btw-situatie
Leg de geaccepteerde offerte naast het geleverde werk. Controleer prijs, aantallen, eventuele voorschotten en extra werk. Vraag bij een zakelijke klant naar de juiste factuurnaam, het adres en een eventueel inkoopnummer. Dit voorkomt dat een administratieve afdeling een inhoudelijk juiste factuur alsnog terugstuurt.
Bepaal vervolgens of je btw moet berekenen en welk tarief of welke bijzondere regeling geldt. Neem niet automatisch 21% over uit een voorbeeld. KOR, vrijstelling, verlegging en internationale transacties zijn verschillende situaties. Bij twijfel los je de fiscale vraag op voordat je de rekening verstuurt.
Zet de verplichte gegevens bij elkaar
Voor een reguliere btw-factuur vraagt de Belastingdienst onder meer namen en adressen van leverancier en afnemer, je btw-id, je KVK-nummer als je bent ingeschreven, uitgiftedatum en een uniek opeenvolgend factuurnummer. Beschrijf de geleverde goederen of diensten, hoeveelheid of omvang en leverdatum. Vermeld de vergoeding zonder btw, het tarief en het btw-bedrag.
Zet je betaalgegevens en een duidelijk afgesproken betaaltermijn erbij. Deze helpen de klant betalen, maar vervang daarmee geen verplichte factuurgegevens. Gebruik je btw-identificatienummer voor klantcontact en haal dit niet door elkaar met je omzetbelastingnummer.
Fictief rekenvoorbeeld voor één dienst
Fictief rekenvoorbeeld: een ontwerper levert een opdracht waarvoor in dit voorbeeld 21% btw geldt. Hij rekent tien uur tegen €60 per uur, exclusief btw. De gekozen prijs is uitsluitend bedoeld om de berekening te laten zien.
| Regel | Berekening | Bedrag |
|---|---|---|
| Ontwerpwerk | 10 × €60 | €600,00 |
| Btw | 21% × €600 | €126,00 |
| Totaal | €600 + €126 | €726,00 |
Hij vermeldt daarnaast welke opdracht is geleverd en op welke datum. Een regel met alleen werkzaamheden maakt het voor de klant moeilijk om de factuur aan de afspraak te koppelen.
Maak je nummering en verzending beheersbaar
Kies een nummerreeks die je kunt volhouden, bijvoorbeeld een jaar plus volgnummer. Gebruik een nummer slechts eenmaal en bewaar de factuur die daadwerkelijk is verzonden. Verander een verzonden factuur niet stilzwijgend; leg een correctie traceerbaar vast en stem zo nodig af hoe een creditfactuur en nieuwe factuur worden verwerkt.
Controleer het gewenste kanaal. Een PDF per e-mail en een e-factuur zijn niet hetzelfde: een e-factuur bevat gestructureerde gegevens die software kan verwerken. Een klant of overheidsopdracht kan daar eisen aan stellen. Bewaar ook het verzendmoment en eventuele bevestiging.
Doe een controle van twee minuten
Lees vóór verzending de factuur alsof je de klant bent. Herken je de opdracht, kloppen de bedragen en kun je meteen zien waar je moet betalen? Controleer vooral het bankrekeningnummer bij gebruik van een nieuw sjabloon. Een verkeerde rekening of naam is eenvoudig te missen als je alleen op de berekening let.
Boek de factuur in je administratie en plan controle na de betaaltermijn. Houd openstaande bedragen bij; omzet is nog geen ontvangen geld. Je eerstvolgende actie is een proeffactuur maken en gegevens, berekening en verzending in drie aparte rondes controleren. Gebruik voor bijzondere situaties steeds de toepasselijke factuurregels.
Gebruik bij verschillende btw-tarieven aparte regels of subtotalen, zodat de berekening per tarief controleerbaar blijft. Rond bedragen consequent af en controleer het eindtotaal opnieuw.
Aan de slag: je checklist
- Controleer opdracht, klantgegevens en btw-behandeling.
- Gebruik een uniek factuurnummer en concrete omschrijving.
- Bewaar de verzonden versie en volg de betaling op.
Veelgestelde vragen
Nee. Een betaalverzoek is een manier om geld te ontvangen. Als je een factuur moet uitreiken, blijft de vereiste informatie nodig.
Er kunnen andere eisen gelden. KOR, verlegging en buitenlandse transacties beoordeel je apart; pas een standaardfactuur niet op gevoel aan.
Bronnen bij deze uitleg
De onderstaande bronnen zijn geraadpleegd op . Rekenvoorbeelden en cases zijn fictief en maken de werkwijze zichtbaar.
Verder met je onderneming
Controleer de berekening van de ontwerpopdracht met de btw-calculator zodra je het toepasselijke tarief hebt vastgesteld. Loop daarna de factuurregels en administratie van bonnetjes na, zodat je zowel de verzonden rekening als de bijbehorende kosten bruikbaar bewaart.