Zakelijke en creatieve diensten · Algemene startchecklist
Een recruitmentbureau brengt een werkgever en kandidaat bij elkaar. Dat lijkt een verkoopproces, maar gaat ook over verwachtingen, persoonsgegevens en beslissingen die je niet zelf neemt. Deze gids richt zich op werving en selectie waarbij de kandidaat rechtstreeks bij de opdrachtgever in dienst komt. Uitzenden, payrolling en detachering hebben een ander werkgevers- en regelmodel.
Kies een functiegebied dat je inhoudelijk begrijpt
Begin met één type rol in een herkenbare sector, bijvoorbeeld werkvoorbereiders bij kleine installatiebedrijven. Je moet de dagelijkse werkzaamheden kunnen onderscheiden van een aantrekkelijk functielabel. Vraag welke taken echt noodzakelijk zijn, welke kennis geleerd kan worden en welke omstandigheden kandidaten moeten kennen.
Toets in vijf werkgeversgesprekken waar vorige werving vastliep. Was het salaris onduidelijk, duurde besluitvorming te lang of bleek de functie anders dan de vacature? Verkoop geen zoekopdracht voordat het aanbod uitvoerbaar is. Een recruiter kan een onrealistische combinatie van eisen en arbeidsvoorwaarden niet oplossen door meer kandidaten te benaderen.
Test met een betaalde vacature-intake
Bied een beperkte betaalde intake aan met functiegesprek, vacatureprofiel, procesplanning en een advies over de zoekaanpak. Verkoop daarna pas de volledige bemiddeling. Een klant die deze basis niet wil bevestigen, is een risico voor veel onbetaalde uren.
Doe voor de eerste echte opdracht een kleine zoekronde en registreer per stap reacties, gesprekken en afwijzingsredenen. Presenteer alleen kandidaten die passend zijn geïnformeerd en met een duidelijke grondslag worden gedeeld. Test vooral of de werkgever tijdig reageert. Een kandidaat die weken niets hoort, kan uitvallen ongeacht de kwaliteit van jouw selectie. Voor de zakelijke positionering kan een consultant een ander model gebruiken; verwissel advies niet met een plaatsingsgarantie.
Bevestig het vacatureproces vóór je gaat zoeken
Maak duidelijk wie inhoudelijk interviewt, wie arbeidsvoorwaarden mag toezeggen en hoeveel stappen kandidaten moeten doorlopen. Leg een reactietermijn vast en reserveer gesprekstijden. Vraag welke kandidaten al bekend zijn, zodat later geen discussie ontstaat over jouw betrokkenheid.
Regel je KVK-inschrijving, factuuradministratie en relevante verzekeringen. Gebruik een systeem met persoonlijke toegang en een bewaarbeleid. Een eigen spreadsheet zonder toegangsbeheer wordt snel onoverzichtelijk wanneer cv’s ook via e-mail en chat rondgaan.
Werkmiddel: vacature- en fee-afsprakenkaart
| Onderwerp | Concrete afspraak | Te bewaren bewijs |
|---|---|---|
| Functie | Taken, uren, locatie en voorwaarden | Goedgekeurd vacatureprofiel |
| Selectie | Noodzakelijke en aanleerbare criteria | Objectieve beoordelingskaart |
| Introductie | Wanneer kandidaat als voorgesteld geldt | Gedateerde bevestiging |
| Fee | Vast bedrag of heldere berekeningsbasis | Getekende opdracht |
| Facturatie | Bij welk aantoonbaar moment | Bevestiging indiensttreding of afspraak |
| Uitval | Wat vervangingsregeling wel en niet omvat | Besproken voorwaarden |
| Bekendheid | Wat bij al bekende kandidaten geldt | Vooraf gemelde situatie |
Een fee op basis van jaarsalaris vraagt een exacte definitie: welke vaste of variabele onderdelen tellen mee? Een vast bedrag is eenvoudiger, maar moet de zoekinspanning kunnen dragen. Verwar een vervangingsregeling niet met onbeperkt gratis opnieuw zoeken. Beschrijf duur, voorwaarden en wat er gebeurt als de werkgever de functie verandert.
Onderscheid bemiddeling, uitlenen en kandidaatprivacy
KVK beschrijft wanneer personeel ter beschikking wordt gesteld onder de Waadi. Ga je mensen onder leiding van een klant laten werken in plaats van uitsluitend bemiddelen, beoordeel dan registratie en aanvullende verplichtingen opnieuw. Noem jezelf niet gemakshalve alleen recruiter als het feitelijke model uitlenen is.
De AP behandelt persoonsgegevens van sollicitanten. Verzamel relevante gegevens, bepaal bewaartermijnen en organiseer verwijdering. Een talentpool vraagt een eigen grondslag en informatie, niet alleen een oude sollicitatie. Bemiddel je zzp’ers, gebruik dan ook de arbeidsrelatiebeoordeling van de Belastingdienst. Een tussenpersoon neemt de feitelijke kwalificatievraag niet weg.
Begroot voor een onregelmatig betaalmoment
Alle bedragen hier zijn fictieve aannames exclusief btw. Een laptop van €1.300, inrichting van een kandidaten- en vacaturesysteem van €500 en website van €400 vormen €2.200 investering. Een afzonderlijke kasbuffer is belangrijk omdat onderzoek en gesprekken voorafgaan aan een mogelijke plaatsingsfee.
Een fictieve maand bevat €250 kandidaten- en zoeksoftware, €70 verzekering en €280 administratie en acquisitie: €600 vaste lasten. Advertenties voor een specifieke vacature zijn directe kosten. Koop geen jaarabonnementen op zoekplatforms voordat je hebt getest of je doelgroep er bereikbaar is. Bereken je uren met de uurtariefcalculator en maak daarnaast een kasplanning met maanden zonder plaatsing.
Reken ook mislukte zoekopdrachten mee
Stel dat een fictieve plaatsingsfee €4.000 exclusief btw is. Directe advertentie- en assessmentkosten per plaatsing zijn €400. De bijdrage is €3.600. De genoemde vaste maandlasten worden gedekt met €600 / €3.600 = 0,17 plaatsing, afgerond één. Dat is geen bewijs dat één plaatsing voldoende inkomen geeft.
Reken over drie maanden: twee plaatsingen geven €8.000 omzet, €800 directe kosten en €1.800 vaste lasten. Er resteert €5.400 resultaat vóór belasting en uitgesloten posten. Als je vier zoekopdrachten van dertig uur uitvoert, zijn dat 120 zoekuren, inclusief twee zonder plaatsing. Voeg zestig uur acquisitie en administratie toe: 180 uur in drie maanden. Eigen beloning, pensioen, afschrijving, ziekte en vervangingswerk zijn niet opgenomen. Een vervangingsplicht moet je dus apart kunnen dragen.
Checklist voor verantwoord voorstellen
- De werkgever heeft functie en arbeidsvoorwaarden bevestigd.
- Selectiecriteria zijn relevant voor het werk.
- De kandidaat begrijpt rol, werkgever en vervolgstappen.
- Delen van gegevens heeft een passende grondslag.
- Fee, facturatiemoment en bekendheidsregels zijn helder.
- Reactietermijnen en interviewcapaciteit zijn geregeld.
- Uitval, wijziging en stopzetting hebben duidelijke gevolgen.
Het grootste risico is een opdracht die halverwege verandert terwijl jij al veel tijd hebt besteed. Stop de zoekactie, leg de gewijzigde eisen vast en beoordeel opnieuw of het aanbod uitvoerbaar is. Maak een nieuwe prijs- en planningsafspraak. Kandidaten blijven benaderen voor een functie die feitelijk niet meer bestaat schaadt je betrouwbaarheid.
De eerste dertig dagen
Voer in week één werkgevers- en kandidaatgesprekken in één niche. Bouw in week twee de vacaturekaart en privacywerkwijze. Verkoop in week drie een intake en één afgebakende zoekopdracht. Evalueer in week vier reactiesnelheid en afwijzingsredenen. Werk je kasmodel en opdrachtgrenzen uit in het ondernemingsplan.
Vragen bij de eerste plaatsing
Is no cure no pay geschikt voor mijn start?
Alleen als je de kans op onbetaald werk en de doorlooptijd kunt dragen. Een betaalde intake of deelvergoeding kan een ander risicoprofiel geven.
Mag ik cv’s zonder naam delen?
Ook een anoniem gemaakt profiel kan herkenbaar zijn. Beoordeel welke informatie noodzakelijk is en welke grondslag voor delen bestaat.
Wanneer bied ik vervanging aan?
Beschrijf vooraf welke uitval onder de regeling valt en wat de klant moet doen. Prijs de mogelijke extra zoekuren mee in je totale model.
Bronnen en gebruik van de voorbeelden
Bronnen geraadpleegd op . Controleer de actuele voorwaarden bij de uitvoerende instantie voordat je een activiteit start of een contract tekent. Gemeentelijke eisen hangen af van je locatie en werkzaamheden.
- KVK: voorwaarden personeel uitlenen volgens Waadi
- AP: persoonsgegevens van sollicitanten
- Belastingdienst: wanneer is sprake van loondienst?
De begrotingen zijn fictieve rekenvoorbeelden met genoemde aannames. Vervang bedragen door eigen offertes en gemeten verkoopcijfers. Een bijdrage na variabele kosten is nog geen persoonlijk netto-inkomen.