De kosten om een ICT-bedrijf te starten hangen vooral af van wat je al hebt, welk werk je levert en hoe lang je zonder klantbetalingen moet kunnen draaien. Begroot daarom eenmalige uitgaven, maandelijkse verplichtingen en werkkapitaal afzonderlijk. De inschrijfvergoeding is één bedrag; je financiële startpositie wordt vooral bepaald door apparatuur, software, ondersteuning en je beschikbare buffer.
Deze gids bevat een fictieve begroting voor een zelfstandig ICT-dienstverlener. Het is geen prijslijst van aanbieders. Voor keuzes over je aanbod lees je een eigen ICT-bedrijf starten.
1. Splits je startbudget in drie delen
Maak eerst onderscheid tussen aankopen die nodig zijn om te leveren, kosten die blijven terugkomen en geld dat beschikbaar moet blijven. Een reserve is geen factuur en hoort niet als gewone bedrijfskosten in je winstberekening.
Zet naast iedere voorgenomen uitgave de reden, het betaalmoment en een alternatief. Een extra beeldscherm kan direct nuttig zijn. Een eigen kantoor kan wachten als je gekozen dienst vanuit een passende thuiswerkplek leverbaar is. Onderzoek eventuele voorwaarden voor werken aan huis afzonderlijk.
Voor de inschrijving van een nieuwe onderneming noemt KVK op de controledatum € 85,15. Het tarief kan wijzigen. Notariskosten voor een bv zijn een andere post; de begroting hieronder gaat uit van een start zonder notariële oprichting.
2. Gebruik een concreet startvoorbeeld
Alle bedragen in onderstaande tabel zijn fictieve reserveringen, behalve de genoemde KVK-inschrijfvergoeding. Ze zijn geen marktgemiddelden. Bedragen zijn voor de planning exclusief terugvraagbare btw; controleer je eigen btw-behandeling en de feitelijke betaling inclusief btw.
| Eenmalige post | Planningsbedrag | Beslisvraag |
|---|---|---|
| KVK-inschrijving | € 85,15 | Ontstaat een nieuwe inschrijving? |
| Laptop en randapparatuur | € 1.800 | Is bestaand materiaal voldoende? |
| Testapparatuur en herstelmiddelen | € 450 | Welke scenario’s moet ik kunnen testen? |
| Contractcontrole | € 650 | Welke risico’s horen bij mijn dienst? |
| Website en zakelijke inrichting | € 300 | Wat is voor de eerste klant nodig? |
| Totaal eenmalig | € 3.285,15 | Wat moet vóór de start worden betaald? |
Fictieve maandlasten zijn € 120 software, € 80 administratie, € 90 verzekeringsreservering en € 60 overige zakelijke kosten. Samen is dat € 350 per maand. Vraag offertes op om die aannames te vervangen. Het geschikte verzekeringspakket hangt onder meer af van je activiteit en dekking.
3. Bereken de buffer met je betaalmomenten
Stel dat je drie maanden zakelijke lasten wilt kunnen betalen zonder ontvangsten. In het voorbeeld reserveer je dan 3 × € 350 = € 1.050. Je zakelijke startpot wordt daarmee € 4.335,15: eenmalige uitgaven plus die buffer.
Je eigen levensonderhoud, inkomstenbelasting en eventuele voorfinanciering van klantlicenties zitten daar nog niet in. Maak daarvoor aparte regels. Betaal je bijvoorbeeld een jaarlicentie vooraf terwijl de klant maandelijks betaalt, dan vraagt dat extra geld, ook wanneer het contract op papier winstgevend is.
Maak een overzicht per maand van beginsaldo, echte ontvangsten, betalingen en eindsaldo. Gebruik geen factuurdatum als ontvangstdatum. Test ook wat er gebeurt wanneer een klant later betaalt of de eerste opdracht een maand opschuift.
4. Verwar een aankoop niet met fiscale aftrek
De Belastingdienst beschrijft wanneer kosten uit de aanloopfase aftrekbaar kunnen zijn. Bewaar facturen en de zakelijke onderbouwing, ook vóór inschrijving. Aftrek betekent dat je belastbare winst kan dalen; je krijgt niet automatisch de hele uitgave terug.
Sommige uitgaven moet je over meerdere jaren verdelen. De volledige betaling raakt dan wel direct je banksaldo. Houd daarom je liquiditeitsplanning en fiscale verwerking naast elkaar.
Bij gemengd privé- en zakelijk gebruik, bestaande privéapparatuur en btw-aftrek is een afzonderlijke beoordeling nodig. Laat je administratie aansluiten op de gekozen verwerking.
5. Koppel de kosten aan je verkoopmodel
Voor een projectbedrijf zijn vooral ontwikkeltijd, testmiddelen en onbetaalde offertetrajecten relevant. Bij beheer komen terugkerende licenties, monitoring en vervangingscapaciteit erbij. Voor een softwareproduct kunnen ontwikkeling en ondersteuning lang vóór voldoende omzet plaatsvinden.
Gebruik het tariefmodel voor een startend IT-bedrijf om kosten en verkoopbare uren te verbinden. Verkoop je abonnementen, werk dan met de prijsberekening voor ICT-beheer. Factureer klantgebonden kosten volgens vooraf afgesproken voorwaarden.
6. Maak een aankooplijst voor je eerste opdracht
Je volgende stap is drie lijsten maken: nodig vóór levering, nodig bij een getekende opdracht en later te beoordelen. Zet iedere uitgave uit je begroting op één lijst. Controleer vervolgens of je eerste opdracht voldoende opbrengst en betaalzekerheid geeft voor nieuwe verplichtingen.
Verwerk de uitkomst in de ondernemingsplan-template. Herzie de begroting na je eerste echte facturen. Je eigen gegevens zijn waardevoller dan fictieve bedragen uit een voorbeeld.
Veelgestelde vragen over startkosten
Kan ik met mijn bestaande laptop beginnen?
Dat kan als het apparaat geschikt en veilig is voor de werkzaamheden en softwarevoorwaarden zakelijk gebruik toestaan. Beoordeel onderhoud, opslag, toegang en vervanging voordat je van klantdata afhankelijk wordt.
Is mijn privébuffer onderdeel van de bedrijfskosten?
Nee. Privélevensonderhoud moet je financieel kunnen dragen, maar is daarmee geen zakelijke kostenpost. Zet privéonttrekkingen apart in je liquiditeitsplanning.
Moet ik alle software direct voor een jaar afsluiten?
Vergelijk de totale prijs met je beschikbare geld en het opzeggingsrisico. Een korting kan onaantrekkelijk zijn als de gekozen dienst verandert of je het abonnement nog niet nodig hebt.
Bronnen en afbakening
Gecontroleerd op 16 oktober 2026. Alle planningsbedragen zijn fictief behalve de expliciet vermelde inschrijfvergoeding.