De prijs van een ICT-beheerabonnement bereken je vanuit klantgebonden licenties, verwachte beheertijd, gedeelde organisatiekosten en de capaciteit die je voor ondersteuning beschikbaar houdt. Omschrijf eerst het pakket. Pas daarna kun je een prijs per werkplek, gebruiker of omgeving kiezen. Een bedrag zonder grenzen aan dienstverlening zegt weinig over wat je moet leveren.
Deze gids bevat een fictief maandmodel voor een klein ICT-bedrijf. De bedragen zijn geen marktgemiddelden. Voor je algemene voorbereiding lees je een eigen ICT-bedrijf starten.
1. Kies één rekeneenheid en beschrijf de uitzonderingen
Prijs per gebruiker kan passend zijn wanneer licenties en ondersteuning vooral aan mensen hangen. Prijs per werkplek sluit aan op apparaten. Een vast bedrag per omgeving kan beter passen bij gedeelde infrastructuur.
Leg vast hoe je gedeelde computers, extra apparaten, servers en inactieve accounts telt. Geef ook aan wanneer aantallen worden gecontroleerd en gewijzigd. Anders kan dezelfde klant in jouw administratie tien eenheden hebben en in zijn eigen verwachting maar zes.
Maak een eenvoudige inventarisatie: aantal gebruikers, apparaten, locaties, gebruikte systemen en kritieke processen. Neem de bestaande toestand op voordat je een structureel pakket accepteert. Een onbekende omgeving maakt een vaste prijs onzeker.
2. Bereken kosten en verwachte beheertijd
Onderstaand eigen voorbeeld gaat over één klant met tien werkplekken. Alle bedragen zijn fictief en exclusief eventuele btw. De interne uurprijs van € 80 volgt alleen uit de gekozen aanname; bereken jouw eigen uitgangspunt met het IT-tariefmodel.
| Onderdeel per maand | Berekening | Bedrag |
|---|---|---|
| Klantgebonden licenties | 10 × € 12 | € 120 |
| Gepland beheer | 2 uur × € 80 | € 160 |
| Begrote ondersteuning | 1,5 uur × € 80 | € 120 |
| Rapportage en klantoverleg | 0,5 uur × € 80 | € 40 |
| Gedeelde organisatiekosten | Toegerekende reservering | € 60 |
| Capaciteit en onzekerheid | Eigen begrotingspost | € 100 |
| Totaal | Maandprijs voor dit voorbeeld | € 600 |
De voorbeeldprijs is € 60 per werkplek. De uurprijs bevat hier al de gekozen inkomens- en kostenopbouw. Tel dezelfde algemene kosten daarom niet ongemerkt nogmaals toe. Leg vast wat de aparte organisatiepost precies financiert.
3. Test wat extra ondersteuning met je model doet
Bij drie extra ondersteuningsuren stijgt de interne tijdswaarde in het voorbeeld met € 240. Zonder aanvullende afspraken blijft de omzet € 600. Dat hoeft incidenteel geen probleem te zijn, maar structureel extra werk maakt de oorspronkelijke begroting onhoudbaar.
Werk vooraf uit hoe je omgaat met een nieuwe vestiging, verouderde apparatuur, een grote migratie of veel gebruikerswisselingen. Je kunt zulke projecten apart offreren en standaardveranderingen nauwkeurig in het pakket opnemen.
“Onbeperkte ondersteuning” vraagt een bijzonder duidelijke omschrijving. Wat valt eronder, voor welke systemen, op welke tijden en welke werkzaamheden vallen buiten het contract? Laat een aanlokkelijk woord niet verder reiken dan de dienst die je kunt dragen.
4. Maak reactietijd en hersteltijd begrijpelijk
Spreek afzonderlijk af wanneer een melding wordt ontvangen, wanneer inhoudelijke beoordeling start en welke hersteldoelen gelden. Een reactie binnen een uur betekent niet dat ieder probleem binnen een uur opgelost is.
Het NCSC adviseert vooraf plannen en oefeningen voor incidenten en herstel. Vertaal dat naar een klantkaart: wie beslist, wie communiceert, welke leverancier is nodig en wie neemt over wanneer jij afwezig bent?
Houd je beschikbaarheid naast het totale aantal klanten. Tien afzonderlijke contracten met dezelfde korte reactietijd kunnen gelijktijdig aanspraak maken op jouw agenda. Werk je naast loondienst, dan vraagt ondersteuning overdag een passende organisatie.
5. Beschrijf back-ups en privacy als concrete taken
Volgens het NCSC dienen back-ups om gegevens of systemen na verstoring te kunnen herstellen. Noteer in je pakket daarom welke gegevens zijn inbegrepen, hoe meldingen worden beoordeeld en welke herstelcontroles worden uitgevoerd. Maak duidelijk wie beslist over bewaartermijnen en herstelprioriteiten.
Beoordeel daarnaast de rolverdeling voor persoonsgegevens. De AP legt uit welke afspraken in een verwerkersovereenkomst thuishoren. Gebruik de ICT-verwerkersovereenkomstgids om de feitelijke werkzaamheden en leveranciersketen te beschrijven.
Een inbegrepen softwarelicentie maakt alle beheer- en privacytaken niet automatisch uitgevoerd. Wijs werkzaamheden toe en bewaar informatie over de uitvoering.
6. Prijs de overname en het einde apart uit
Een bestaande omgeving in beheer nemen kan inventarisatie, opschoning, documentatie en toegangsoverdracht vragen. Bereken die werkzaamheden vóór je de maandprijs vastzet. Benoem welke verbeteringen eerst nodig zijn om het afgesproken pakket te kunnen leveren.
Spreek ook af hoe contractbeëindiging werkt: toegang intrekken, gegevens beschikbaar maken, licenties afhandelen en documenten overdragen. Leg de prijsgrondslag voor aanvullende overdrachtswerkzaamheden vooraf vast.
Je volgende stap is voor één voorbeeldklant de inventarisatie, pakketgrenzen en prijstabel invullen. Bespreek daarna de aannames met de klant. Verwerk de uitkomst in een voorstel met de offertegenerator en toets je model aan de werkelijk bestede uren.
Veelgestelde vragen over beheerprijzen
Kan ik alleen per gebruiker rekenen?
Ja, maar gedeelde systemen en extra apparaten vragen dan duidelijke telregels. Onderzoek of de prijs ook bij weinig gebruikers voldoende dekking geeft voor vaste beheertaken.
Hoort het oplossen van iedere storing in de maandprijs?
Dat hangt van je afspraken af. Beschrijf inbegrepen onderzoek en herstel en de behandeling van projecten, externe leveranciers en uitzonderingen. De naam “beheer” geeft op zichzelf geen volledige taakomschrijving.
Wanneer pas ik een beheerprijs aan?
Volg de contractuele afspraken. Beoordeel periodiek aantallen, licentiekosten, werkelijk werk en pakketwijzigingen. Spreek een aanpassing tijdig af en maak de aanleiding controleerbaar.
Bronnen en afbakening
Gecontroleerd op 16 oktober 2026. Alle rekenbedragen zijn fictief; het model is een eigen begrotingshulp.