Waarom is doorlopende nummering verplicht?
Elke factuur krijgt een uniek nummer: het doorlopend factuurnummer. Zo blijven facturen eenvoudig te volgen, te controleren en terug te vinden. De Belastingdienst schrijft doorlopende nummering voor, omdat dit helpt bij het controleren van je administratie en je btw-aangiftes. Nummer je facturen opeenvolgend, dan ontstaat overzicht en voorkom je dat facturen ontbreken, dubbel worden gebruikt, of achteraf worden aangepast zonder dat dit opvalt.
Wat betekent "doorlopend" concreet?
Doorlopend wil zeggen dat factuurnummers logisch op elkaar aansluiten, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002, 2026-003. Hoe je nummering precies is opgebouwd, mag je zelf bepalen, zolang elk nummer uniek is en de volgorde logisch en controleerbaar blijft. Sprongen of dubbele nummers zijn niet toegestaan, tenzij je dit goed kunt uitleggen en vastleggen.
Mag je elk jaar opnieuw beginnen?
Dat mag. Veel ondernemers starten elk kalenderjaar opnieuw, bijvoorbeeld met een jaartal in het factuurnummer (2025-001 tot en met 2025-145, en daarna 2026-001). Dat is toegestaan zolang de nummering binnen het jaar doorlopend blijft, zodat je administratie overzichtelijk blijft en verwarring tussen jaren uitblijft.
Wat als de nummering niet klopt?
Ontbreken factuurnummers, of lopen ze niet logisch op, dan kan dat vragen oproepen bij een controle. De Belastingdienst kan facturen in sommige gevallen afkeuren, met gevolgen voor je btw-aftrek of administratie. Werk je met boekhoudsoftware of een factuurprogramma, dan regelt dat de nummering meestal vanzelf. Maak je facturen handmatig, houd dan zelf consequent een vaste structuur aan.
Maak je een factuur met de factuurgenerator, gebruik dan het eerstvolgende nummer uit je eigen administratie. Moet je een verzonden factuur corrigeren? Lees hoe een creditfactuur naar het oorspronkelijke nummer verwijst.