Wat maakt een document een factuur?
Een factuur is het officiële document dat een ondernemer verstuurt na levering van een product of dienst. Erop staan vaste, wettelijk verplichte factuurgegevens: een factuurnummer, factuurdatum, btw-gegevens en het te betalen bedrag. Facturen horen bij zakelijke transacties en vormen een belangrijk onderdeel van je administratie en btw-aangifte.
En wat is een bon dan precies?
Een bon, ook wel kassabon of aankoopbewijs genoemd, krijg je meestal direct bij een betaling. Je ziet bonnen vooral bij contante betalingen of pinbetalingen in winkels en de horeca, en ze bevatten doorgaans minder gegevens dan een factuur. Toch kan een bon in sommige gevallen dienen als vereenvoudigde factuur, mits die aan specifieke voorwaarden voldoet.
Welk document heb je wanneer nodig?
Voor leveringen aan andere ondernemers bestaat doorgaans een factuurplicht, met uitzonderingen en aangepaste regels. De naam bon of factuur is niet doorslaggevend: het document moet aan de toepasselijke eisen voldoen. Een bon kan volstaan bij kleine aankopen, directe betalingen en particuliere transacties. Voor zakelijke kosten is een bon alleen bruikbaar als hij voldoende gegevens bevat: ontbreken er verplichte factuurgegevens, dan kun je de btw niet terugvragen.
Een veelgemaakte fout met kassabonnen
In de praktijk gaat het regelmatig mis met kassabonnen van bijvoorbeeld elektronicawinkels. Ondernemers kopen daar een laptop of scherm en gebruiken de kassabon als bewijs in de administratie. Fiscaal zit hier echter een belangrijk verschil: een bon kan als vereenvoudigde factuur dienen bij een totaalbedrag van maximaal €100 inclusief btw, mits de vereiste gegevens erop staan. Een kassadocument dat aan alle gewone factuureisen voldoet kan ook boven die grens bruikbaar zijn. Bij de vereenvoudigde factuur staan onder meer uitgiftedatum, identiteit van de leverancier, soort prestatie en btw-bedrag of gegevens om dat te berekenen.
Mist een van deze gegevens, dan is de btw in principe niet aftrekbaar. Bij grotere aankopen is alleen een eenvoudige kassabon doorgaans onvoldoende; vraag dan een document met de volledige factuurgegevens. De kosten zelf kun je vaak nog wel zakelijk opvoeren, maar dan zonder btw-teruggaaf. Twijfel je, vraag dan altijd een echte factuur op.
Bronnen en afbakening
Geraadpleegd op 13 september 2026. Controle: Vereenvoudigde factuur tot en met €100 en inhoud boven documentnaam. Deze uitleg behandelt de beschreven hoofdsituatie; volg bij uitzonderingen de voorwaarden in de bron.
Wil je apart vastleggen dat een bedrag is ontvangen, dan kun je een kwitantie maken. Controleer afzonderlijk of je daarnaast een factuur moet verstrekken.