Wat is een proformafactuur?
Een proformafactuur is een voorlopig document dat je verstuurt vóór de daadwerkelijke levering van een product of dienst. Het geeft een overzicht van de afgesproken werkzaamheden, prijzen en eventuele btw, maar telt nog niet als officiële factuur.
Ondernemers gebruiken hem vaak om een prijsafspraak te bevestigen, een offerte concreet te maken, een klant vooraf inzicht in de kosten te geven, of om een betaling vooruit te vragen. De opmaak lijkt op een normale factuur, maar het doel is anders.
Is een proformafactuur rechtsgeldig?
Een proformadocument vervangt geen factuur die aan de toepasselijke btw-factuureisen voldoet. De betalingsverplichting volgt uit de overeenkomst, niet uitsluitend uit het versturen van een definitieve factuur. Levering of een vooruitbetaling kan al fiscale verplichtingen opleveren.
Reken je er btw op?
Een btw-berekening op een voorlopige kostenopgave is geen zelfstandig bewijs voor btw-aftrek. Ga niet ervan uit dat het woord proforma btw-afdracht uitsluit: bij een ontvangen vooruitbetaling kan een factuurplicht ontstaan en kan btw verschuldigd zijn. Zet daarom altijd duidelijk op het document dat het om een proformafactuur gaat, zodat er geen verwarring ontstaat over de status ervan.
Hoe verhoudt dit zich tot een echte factuur?
Een proformafactuur is een voorafgaande kostenindicatie; een gewone factuur is een officieel document voor betaling en administratie. Houd voorlopige offertes of kostenopgaven herkenbaar gescheiden van je factuurnummering. Of omzet of btw verantwoord moet worden, hangt af van de werkelijke transactie en toepasselijke regels. In de praktijk volgt op een proformafactuur meestal een definitieve factuur, zodra de levering of dienst heeft plaatsgevonden.
Bronnen en afbakening
Geraadpleegd op 13 september 2026. Controle: Voorlopig document versus factuur- en btw-plicht bij levering of vooruitbetaling. Deze uitleg behandelt de beschreven hoofdsituatie; volg bij uitzonderingen de voorwaarden in de bron.